Leiding en brandweerlieden van de Veiligheidsregio Utrecht wilden op één lijn komen over de vraag ‘Hoe leveren we de beste brandweerzorg voor onze regio, voor nu en in de toekomst’. De regio besloot daarom een organisatieberaad te organiseren. G1000.nu hielp daarbij.
Donderdag 17 oktober troffen 100 brandweermensen van de Veiligheidsregio Utrecht elkaar in de Werkspoorkathedraal voor hun organisatieberaad. Een organisatieberaad is eigenlijk een burgerberaad, maar dan in een organisatie. Zij gingen met elkaar in gesprek over de vraag: ‘Hoe leveren we de beste brandweerzorg voor onze regio, voor nu en in de toekomst?’ Het was voor de deelnemers best wel onwennig om daar met elkaar over in gesprek te gaan. Maar al snel kwam het gesprek op stoom en werd een aantal belangrijke thema’s bepaald waarover de deelnemers met elkaar het gesprek wilden voeren.
Bij de tweede bijeenkomst, het Inspiratiecarrousel, konden de deelnemers met een scala aan professionals in gesprek voor extra kennis en informatie. Ze hadden zelf bij de eerste bijeenkomst duidelijk gemaakt waarover ze met ‘mensen van buiten’ in gesprek wilden. Deelnemers konden vrijuit aanschuiven bij de verschillende deskundigen.
Maar voor het zover was gebeurde er iets wat we wel vaker tegenkomen als we met onze aanpak ‘de piramide’ omkeren en we de werkvloer (of burgers) aan het woord laten. De deelnemers waren zelf verbaasd over de eigen keuzes (die met meerderheid van stemmen tot stand gekomen waren en waarvan wij wissten dat ze dus breed gedragen werden door de groep. ‘Weten jullie zeker dat dit de goede onderwerpen zijn waar het beraad over moet gaan?’ hoorden we van sommigen. En een heel behulpzame deelnemer: ‘Deze thema’s kloppen niet, zal ik jullie even helpen ik kan de thema’s wel opnieuw formuleren, ik heb in het weekend nog wel even tijd.’ Kortom: sommigen deelnemers herkenden zich in eerste instantie niet in de gepresenteerde thema’s en maakten zich ernstig zorgen of het met het hele proces wel goed zou komen.
Nou, dat kwam het helemaal! Tijdens het Inspiratiecarrousel werd dat al duidelijk: er was inderdaad een aantal spannende onderwerpen op de werkvloer, maar daaronder zaten andere thema’s die om aandacht vroegen en die misschien tot nu toe minder zichtbaar waren geweest. Het was mooi om te zien dat met onze dialoogaanpak deze ‘levende thema’s’ onverbiddelijk aan de oppervlakte kwamen.
Kortom, na 3 bijeenkomsten was het in december tijd om elkaar de uitkomsten en voorstellen te presenteren. Die werden breed omarmd, zowel door de deelnemers als door het aanwezige management en er werden goede afspraken gemaakt: nieuwe ‘opvolgteams’ gaan aan de slag met het uitwerken van de uitkomsten, gesteund door een ‘aanjaagteam’ dat zorgt voor de coördinatie en de afstemming met het management. Daarmee heeft niet alleen de ideevorming bottom-up plaatsgevonden, maar is ook bij de uitvoering van de voorstellen de betrokkenheid van de werkvloer verzekerd.
Bij het in ontvangst nemen van de voorstellen en aanbevelingen vertelde de algemeen directeur van de Veiligheidsregio nogmaals dat zij wat hem betreft actief verder gaan met de adviezen, samen met het aanjaagteam. En via een webinar wordt de rest van de organisatie geïnformeerd. Bij de borrel werd geproost op een succesvolle afronding van het Brandweerberaad.
Ook leuk om te weten: Een groot deel van de deelnemers van het Brandweerberaad waren brandweervrijwilligers. De jongste deelnemer was 17 en de deelnemer die het langst bij de brandweer zat, werkte er al 40 jaar!