Aanleiding
De Provincie Utrecht wil het provinciale beleid ten aanzien van recreatie en toerisme herzien. Zij wil dit doen in samenspraak met haar partners. Gezien eerdere positieve ervaringen met de cocreatie-benadering zet zij hiervoor cocreatie in. Door Coronacrisis en de beperkingen waarmee we te maken hebben, kan de aanpak niet plaats vinden mbv fysieke ontmoeting. Vandaar dat wij dit nu doen met online cocreatie.
Wat is het?
Een cocreatie-proces met behulp van het videoconference-programma zoals Zoom. Dit verloopt als volgt:
- Deelnemers checken, na uitnodiging, in voor een virtuele bijeenkomst, krijgen een korte introductie met aanwijzingen en spelregels en gaan vervolgens in kleine groepen met elkaar in gesprek;
- Het gesprek begint met de vraag: ‘Wat vind jij belangrijk voor de toekomst van recreatie en toerisme in Utrecht?’. In een serie korte gesprekken ontstaat een gedeelde agenda. Met hulp van een Wordle-programma wordt de agenda zichtbaar gemaakt en met de deelnemers overeengekomen.
- De agenda wordt in het vervolg uitgewerkt. Dat gebeurt in groepen van 8 personen met een tafelsecretaris. Deelnemers kiezen zelf aan welke tafel/werkplaats en welk onderwerp zij deel willen nemen. De werkplaatsen werken autonoom aan een voorstel in het kader van hun thema.
- Om te zorgen voor voldoende onderlinge afstemming, worden een aantal gezamenlijke sessies georganiseerd waarbij de werkplaatsen hun werk terugkoppelen. De andere deelnemers kunnen vragen stellen en commentaar leveren. Verder werken de werkplaatsen door aan hun voorstel. Alle deelnemers/werkplaatsen nemen hier tegelijkertijd aan deel.
- Als de voorstellen klaar zijn, presenteren zij die aan elkaar. De overige deelnemers voorzien de voorstellen van een beoordeling. Eventueel kunnen zij met elkaar ook nog een besluit nemen welk van de voorstellen voldoende relevant en van voldoende kwaliteit is om gerealiseerd te worden.
- Tot slot verbinden zij zich aan de uitkomsten en vormen zo de nieuwe PRENT-Alliantie, een nieuw netwerk met als opdracht de realisatie van het uitvoeringsbesluit. Als lid van de Alliantie nemen zij verantwoordelijkheid voor uitvoering van het besluit.
Wat levert het op?
Online cocreatie levert een krachtig Provinciaal Programma Recreatie en Toerisme op. Na afloop van de Zoom-creatie gebeurt de sturing richting de strategische doelen vanuit het nieuwgevormde netwerk, de PRENT-Alliantie. Dat kan omdat er overeenstemming is bij de leden over het doel en de acties. En omdat er de bereidheid is om de doelen samen te realiseren.
Het concrete resultaat van de online ccreatie, het PRENT-Besluit, is niet in beton gegoten. Het kan door elk van de deelnemende partijen of regio’s aangevuld worden met zaken die voor de betreffende organisatie of voor het betreffende gebied van belang zijn.
Waarom is cocreatie zo succesvol?
Het succes van cocreatie is gebaseerd op 6pijlers:
- Autonomie– deelnemers leiden zichzelf, zij bepalen zelf waar ze het over willen hebben;
- Gelijkwaardigheid– elke stem telt even zwaar;
- Dialoog–zoeken naar wat ons bindt, niet wat ons scheidt;
- Gemeenschappelijkheid– het hele systeem in dezaal
- Transparantie;
- Veiligheid;
Ad 1: Deelnemers leiden zichzelf, wat betekent dat zij zelf de agenda van de dag bepalen, dat zij zelf de onderwerpen waaraan zij bij willen dragen kiezen en dat zij zelf een keuze uit alle presentaties maken van die zaken die zij het belangrijkst vinden. Doordat alle keuzes door de deelnemers zelf gemaakt worden, ontwikkelt zich gedurende de dag een zeer krachtig eigenaarschap van de resultaten. Dit manifesteert zich vooral bij het maken van afspraken aan het einde van de dag.
Ad 2: Ongeacht de positie, rol, functie of herkomst hebben alle deelnemers een gelijke stem in het Stakeholder-beraad en zijn zij alle evenveel de moeite waard om gehoord te worden.
Ad 3: Dialoog staat centraal. Het beraad bestaat uit één voortdurend gesprek tussen de deelnemers in steeds wisselende samenstellingen. Daarbij is de zoektocht naar gemeenschappelijkheid belangrijk. Die wordt als vertrekpunt genomen voor elke vervolgstap. De spelregels daarbij zijn:
- Luister naarelkaar
- Vermijd discussie
- Je hoeft het niet met elkaar eens te worden
- Zorg dat iedereen aan bod komt
Ad 4: Het ‘hele systeem in de zaal’ betekent dat alle betrokkenen bij het vraagstuk uitgenodigd worden voor het beraad. Als dat er te veel zijn, dan wordt gezocht naar een correcte afspiegeling van de diversiteit in het veld. Het gaat er daarbij om dat ook diegenen die niet aanwezig kunnen zijn, zich toch vertegenwoordigd voelen.
Ad 5: Alle keuzes tijdens de online cocreatie komen op een begrijpelijke manier tot stand en zijn direct en op elk moment traceerbaar en verifieerbaar voor iedereen.
Ad 6: Het programma en de spelregels zijn gericht op het bereiken van een resultaat waar iedereen een aandeel in heeft. Het is voor alle deelnemers veilig om deel te nemen aan de dialoog en het keuzeproces. Er is een onafhankelijk moderator die zorgt voor borging van de werkafspraken.